화장품 OEM 납품품질이 다르다면, 제조사에 무엇부터 알려야 할까

납품받은 화장품이 약속한 품질과 다르다면, 원인을 모두 밝히기 전이라도 제조사에 문제를 알리는 통지를 먼저 보내는 것이 좋습니다. 첫 통지에는 확인한 사실과 아직 확인 중인 사항을 나눠 적고, 정산이나 반품 처리는 일방적으로 단정하지 않는 것이 중요합니다.

이 글은 국내 사업자 사이의 화장품 위탁생산 거래를 기준으로 합니다. 소비자 사용 안전이나 법령상 회수 여부에 대한 판단은 다루지 않습니다.

통지를 미루지 말아야 하는 이유

상인 간의 매매에 해당한다면 상법 제69조는, 매수인이 목적물을 받은 때 지체 없이 검사하고 하자나 수량 부족을 발견하면 즉시 매도인에게 통지를 발송하도록 정합니다. 즉시 발견할 수 없는 하자를 목적물을 받은 날부터 6개월 안에 발견한 때에도 같지만, 그 기간을 기다려도 된다는 뜻은 아닙니다. 매도인이 하자를 알고 있었던 경우에는 이 규정이 적용되지 않지만, 확인되지 않은 상태에서 그렇게 단정할 수는 없습니다.

도급 규정이 적용되는 계약이라면 민법 제667조·제669조의 하자담보 규정이 문제될 수 있습니다. OEM이라는 이름만으로 어느 쪽인지 정해지지 않으므로, 계약 내용을 봐야 합니다.

어느 쪽이든 통지가 권리를 보장해 주거나 상대방의 책임 인정이 되는 것은 아닙니다. 그래도 내부 검사나 자료 정리가 끝날 때까지 통지를 미루는 것은 피하는 편이 안전합니다.

첫 통지에 담을 내용

먼저 계약서에 검수나 품질 이의 통지에 관한 조항이 있는지 바로 확인하세요. 누구에게 통지해야 하는지, 계약에서 정한 방식이 있는지, 발송했다는 증거를 어떻게 남길지를 정한 뒤 보냅니다. 형식을 제대로 갖추지 않은 통지로 권리가 보전된다고 보장할 수는 없습니다.

통지에는 어떤 발주와 LOT에 관한 것인지, 언제 받았는지를 먼저 적습니다. 이어서 언제 어떤 방법으로 어떤 차이를 확인했는지와 그 근거 자료(입고 검수표, 사진 등)를 적습니다.

설명을 위한 가정입니다. 토너 용기 펌프 일부가 입고 일주일 뒤 작동하지 않는 것을 발견했다면, 발견한 날짜와 수량, 확인한 방법, 지금 그 제품을 어떤 상태로 보관하고 있는지를 적습니다.

아직 확인 중인 사항은 따로 표시하고, 제조사에 요청할 것도 적습니다. 공동 확인 일정, 해당 LOT의 원재료나 용기 관련 자료 같은 것들입니다.

통지 내용과 발송·도달 증빙은 구분됩니다. 우편으로 보낸다면 내용증명과 배달증명의 차이를 참고할 수 있습니다. 다만 그 글은 금전채권 상황을 다룬 글이고, 어떤 방식이어야 계약상 또는 법률상 통지로 인정되는지는 계약과 사정에 따라 따로 봐야 합니다.

첫 통지에서 피할 표현

첫 통지에서 “전량 반품하겠다”, “대금에서 빼겠다”, “전부 귀사 책임이다”처럼 정산이나 반품, 원인을 단정하는 표현은 피하는 것이 좋습니다. 원인이 아직 확인되지 않았고, 계약에서 정한 처리 절차가 따로 있을 수 있기 때문입니다.

원인 자료를 확보하지 않은 채 문제 제품을 일괄 폐기하는 것도 피하는 것이 좋습니다. 법령에 따라 별도의 조치가 필요한 경우는 이와 따로 판단해야 합니다.

통지 뒤에 이어서 할 일

통지를 보낸 뒤에는 제조사와 함께 제품을 확인할 일정을 잡고, 원재료와 용기를 누가 공급했는지, 작업 지시는 어떻게 했는지에 관한 자료를 서로 정리합니다.

통지 내용과 제조사의 답변은 날짜별로 모아 두면, 이후 정산이나 처리 방식을 협의할 때 근거가 됩니다.

임호균 변호사 · 자료 확인일 2026. 11. 7.

이 글은 일반적인 정보이며, 개별 사건의 판단은 계약 내용과 거래 성격, 증거에 따라 달라집니다.